買了一個沒使用過的產品，你習慣看「產品使用說明書」嗎？舉凡各式電子用品、電腦軟體、家具組裝圖、…等等，使用說明書能夠讓消費者快速理解手上的產品如何正確被使用、如何發揮最大的效能。
「個人使用說明書」（Personal User Manual）就是建立在這個基礎上，是「產品使用說明書」的轉換，是一份介紹自己，包含讓同仁了解你工作風格、有效溝通方式、個人在工作上期望的說明。
同仁可以藉著這份資料了解你的優勢、盲點、偏好和價值觀等，讓他們能夠更容易與你合作。特別是創業者或主管，當事業規模成長了，能夠跟同仁直接溝通的時間越來越被稀釋。創業、管理者的個人使用說明書，就是用來更好地與同仁、合作夥伴，甚至與投資者建立關係的輔助資料。
在這篇文章中，我會簡介個人使用說明書的緣起，並與你分享我從學習個人使用說明書到內化過後的實際運用，以及我的發現。
如果你也想透過個人使用說明書來幫助與同仁的協作，希望這篇文章對你有所幫助。
最先使用「個人使用說明書」的起源眾說紛紜，其中一個說法是從2003年左右開始，獵頭公司 Stybel, Peabody & Associates聯合創始人在閲讀新手機的說明書時，有了這個聯想。
他試著自己先寫了一份使用手冊後，發現這能夠有效幫助別人對他的理解，於是也要求他招募的高管們也寫出自己的說明書，後續帶來很好的成果。
而後這個概念就開枝散葉，在許多新創公司被流傳與運用。近年台灣也有越來越多新創公司的創業者運用這個工具，幫助同仁對自己的理解、了解該如何「使用」自己。
我想在這個時代，特別是新創公司，創辦人或主管與同仁之間的距離更近了，比起以往明確階級的時代，我們在協作上更趨於「共創」，而不單只是「指派」，所以有效地合作是必經之路，而使用說明書則是很好的輔助工具。
第一次得知個人使用說明書這個工具，是從女人迷的線上課程上學到，講者是女人迷創辦人暨執行長——張瑋軒。
當時一來是我很好奇他身為一個講究多元思維的新創CEO，如何用符合企業理念的方式，善用工具跟團隊溝通；二來是我對創辦人與品牌的欣賞，很希望了解更多他的處事方法。
後來瑋軒執行長將其心法集結成書，由悅知文化出版《把自己活成動詞》，裡頭也闡述了關於自我盤點、運用輔助工具來動態成長，讓創業者在能量管理與溝通協作上有跡可循。
當時課程上我學習了關於個人使用說明書的概念與其重要性，而設計自己的使用說明書並不複雜，對我來說這是一個自我盤點的過程，把這些盤點的資訊公開呈現給同仁方便理解。
有些人會以圖示化呈現、有些人會以心智圖呈現、有些人會以維基百科式呈現、…諸如此類，只要能夠達到彼此清楚理解的目的，就不失為一份好的個人使用說明書。
當然，我們的呈現與他人的理解之間，總有一條鴻溝，在課堂上我學習到的一大重點是9字箴言「可視化、邏輯化、秩序化」：
我們接收資訊大部分是從視覺接收的，把個人的內部思緒透過文字或圖像給外部化(可視化)，如此一來同仁可以減少大腦對這份認知的負荷，或是那種得閱讀看不見的空氣的緊張感。當夥伴能夠更公開透明地閱讀你的習性，便成為團隊彼此共識的依據。
這份說明書可以幫助自己盤點與分析行事邏輯，其實就連常常誤事的“情緒”也有其邏輯。能夠將自己情緒的邏輯結構化、知道自己對於哪些事情會有什麼反應、團隊成員可以如何理解。這能使我們得到主控權，才不至於總是隨著看似突發的狀況起舞而使團隊內耗。
「秩序，是已被探索的領域」一但掌握了基本秩序邏輯，當面對到不同情境，也能像是看到原始碼一樣清晰與應對。而個人使用說明書，就是將自己被秩序化的行為給呈現出來，讓同仁對我們有跡可循。
但這不是列出來了，就可以要求同仁必須同理你、接受你的每個面向與恣意妄為，作為卸責的藉口。而是幫助能夠為自己找到解方，且讓同仁也能在過程中協助你突破盲區。畢竟，誰沒有弱項呢？當夥伴能夠知道彼此的弱項，才有機會幫助彼此的成長。
「可視化、邏輯化、秩序化」三者相輔相成，讓個人或企業的對外識別度有脈絡可循。甚至可以作為個人品牌的建立脈絡。特別現代在遠端工作的機會變多，面對面溝通的機會也有限，這個方式能幫助互相了解。當然，你會成長、企業也是，所以這份說明書是需要持續更新的。
就像不同種類的產品，會有不同的使用重點與呈現方式，個人使用說明書也是如此，內容因人而異、因你想傳達的事情而異。這邊我想跟你分享我在學習個人使用說明書之後，如何編排屬於我的那一份
我對這份事業的”Why”，以及個人的世界觀、人生觀、價值觀。我在這個區塊呈現了大我－跟連結社會有關；小我－跟滿足自我有關；團隊－我如何看待團隊夥伴。
例如：蓋洛普優勢測驗、MBTI、天賦原動力、血型星座、人類圖、…等等，團隊彼此有基礎共識的測評工具。
讓夥伴知道可以怎麼使用你。在這裡頭我區分出「我現有的功能」、「我正在精進的技能」。如此一來同仁會知道遇到哪些事情可以找你協助，夥伴也會因著你想精進的技能，將潛在的機會分享給你。
我在這一項花了最大的篇幅。裡頭包含了「我能夠帶給你的價值」、「我會如何保持長期優勢」、「我的盲區與我會怎麼補足」、「怎麼排除我們協作時的障礙與地雷」
我們的工作關係比較是水平式的互動，假如你有直屬部屬同仁的話，可以多加入「我對直屬團隊的期望值」這類的項目，讓同仁清楚知道你要的是什麼
除了工作之外，我還在意什麼？對什麼有興趣？還有什麼有趣的身份？這是幫助同仁能與你有更多軟性的連結管道，而不是只能談工作
點拾是一個小型精實團隊，搭配一些外部協作的單位或個人工作者，在服務量能上算是充足，未來也會隨著成長而持續擴編。
現階段我只有將這份個人使用說明書公開給內部的團隊夥伴，在新夥伴的到職訓練日當天我會上台分享，讓他們知道接下來會跟一個什麼樣的人一起工作。
而每次的到職訓練日前，我都會再更新一次我的說明書，因為在前面那段時間與夥伴協作下來、在前一段時間的成長，我可能發現自己有些轉變，這份說明書除了給夥伴參考之外，也是我可以重新檢視與盤點自己的紀錄。
這份說明書是活的，是跟著你一起活的。我們會發掘更多自己，不用追求一步到位。
我認為個人使用說明書不見得適用於每一種工作情境，每個人有自己偏好的溝通方式、這也不是唯一的溝通途徑，但我會很鼓勵新創或是轉型企業可以試著這麼做。
其實只要是能夠幫助到你、幫助到團隊溝通協作的工具，都是值得一試的，如果你也對個人使用說明書有興趣，或是你也正在這麼做，歡迎透過臉書與我分享你的心得。
Copywriter 蔡秀敏
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總結這篇虧損熬的湯，能有點用處造福創業者是我的福氣，相信需要的人自然會看到。這也已經是我目前解決問題的能力值上限了，未來還會持續擴充最後。
也祝你永遠不需要用到這一篇文章。
而創業者也因此趨勢，面臨大缺工的問題，以致於多數人縮小經營規模，甚至來到一人公司的狀態，無論你是哪一個角色，未雨稠繆倒是值得好好規劃的事情。
學習有邏輯的商業工具、學習前輩們的視野角度，認識不同行業的創業家，遇到願意指點迷津的貴人，都是可以快速突破關卡的方式。
專案管理的精髓在於「以終為始，彈性應變」，並不做出一個漂亮的流程圖，照著走。反倒是可以思考當專案完成的那天，會是什麼樣的光景。反著想。
當今天要開始面對變動極大的勞動環境，老闆首先要能夠跨越自己的心魔，不能再有勞資對立的思想，當今天能夠遇到願意來公司工作的夥伴，真的就要好好珍惜與協調，當然也得接受流動的過程。
